Πώς να λάβετε αντίγραφα των ιατρικών σας αρχείων

Περιεχόμενο

• Ποιος μπορεί να ζητήσει ιατρικά αρχεία
• Ποια αρχεία μπορούν να παρασχεθούν
• Καταγράφει τον πάροχο που μπορεί να αρνηθεί
• Πώς να ζητήσετε τα ιατρικά σας αρχεία
• Κόστος υπηρεσίας
• Για έναν Γιατρό Όχι Πρακτικά στην Πρακτική
• Διόρθωση σφαλμάτων
• Μια λέξη από το Verywell

Ο έλεγχος των ιατρικών σας αρχείων δεν είναι μόνο το έξυπνο πράγμα που πρέπει να κάνετε, αλλά είναι δική σας. Σας επιτρέπει να ενημερώσετε τυχόν πληροφορίες που μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας για τη φροντίδα σας ή να ρωτήσετε το γιατρό σας σχετικά με συνταγές ή αποτελέσματα δοκιμών που λείπουν ή είναι λανθασμένα.

Ιστορικά, τα ιατρικά αρχεία φυλάσσονται και διατηρούνται από τον πάροχο πρωτοβάθμιας περίθαλψης. Τα τελευταία χρόνια, προέκυψε μια τάση που έχει δει τους ασθενείς να αναλαμβάνουν την ευθύνη για την αποθήκευση και τη συντήρηση των δικών τους ιατρικών αρχείων.

Εάν δεν βρίσκεστε σε ένα σύστημα υγειονομικής περίθαλψης που σας παρέχει πρόσβαση στα ηλεκτρονικά ιατρικά αρχεία σας (EMR), θα πρέπει να λάβετε μέτρα για να ζητήσετε αντίγραφα για τον εαυτό σας.

Σύμφωνα με το νόμο περί φορητότητας και λογιστικής ασφάλισης υγείας (HIPAA) του 1996, έχετε το δικαίωμα να λάβετε αντίγραφα των περισσότερων ιατρικών αρχείων σας, είτε διατηρούνται ηλεκτρονικά είτε σε χαρτί. Αυτά περιλαμβάνουν σημειώσεις γιατρού, αποτελέσματα ιατρικών εξετάσεων, αναφορές εργαστηρίων και πληροφορίες χρέωσης.

Ποιος μπορεί να ζητήσει ιατρικά αρχεία

Ενώ έχουν σχεδιαστεί για να προστατεύουν το απόρρητό σας, οι κανονισμοί HIPAA είναι τόσο εκτεταμένοι που πολλοί πάροχοι εξακολουθούν να μπερδεύονται σχετικά με τον τρόπο επιβολής τους. Αυτό μερικές φορές δυσκολεύει την απόκτηση των αρχείων σας, ακόμη και αν έχετε πλήρη δικαιώματα.

Σύμφωνα με το HIPAA, έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε ιατρικά αρχεία σε αυτές τις περιπτώσεις:

• Είστε ο ασθενής ή ο γονέας ή κηδεμόνας του ασθενούς του οποίου ζητούνται αρχεία.
• Είστε φροντιστής ή συνήγορος που έχει λάβει γραπτή άδεια από τον ασθενή. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο πάροχος υγειονομικής περίθαλψης θα σας παράσχει μια φόρμα άδειας που πρέπει να συμπληρώσει ο ασθενής.

Πολλοί άνθρωποι υποθέτουν ότι μόνο αυτοί ή οι εκπρόσωποί τους μπορούν να λάβουν αντίγραφα των ιατρικών τους αρχείων. Σύμφωνα με το νόμο, υπάρχουν και άλλα άτομα ή οργανώσεις που μπορεί επίσης να έχουν το δικαίωμα.

Αυτό δεν περιλαμβάνει μόνο τον ιατρό της πρωτοβάθμιας φροντίδας σας αλλά και τις οντότητες που καλύπτονται από τρίτους στους οποίους ενδέχεται να έχετε εκχωρήσει εν γνώσει ή κατά λάθος το δικαίωμα κατά την υπογραφή μιας φόρμας εισαγωγής ή εγγραφής ασθενούς. Αυτά δεν περιλαμβάνουν μόνο ιατρούς, αλλά οργανισμούς όπως ασφαλιστικές εταιρείες, νοσοκομεία, εργαστήρια, γηροκομεία, κέντρα αποκατάστασης και πάροχοι χρεώσεων.

Σήμερα, ορισμένα άτομα ζητούν ακόμη και την κοινοποίηση των ιατρικών πληροφοριών τους με εφαρμογές για κινητά (όπως αυτές που παρακολουθούν την υγεία της καρδιάς σας ή τον διαβήτη). Σύμφωνα με το HIPAA, έχετε το δικαίωμα να το ζητήσετε με την κατανόηση ότι ο γιατρός που εκδίδει τις πληροφορίες δεν είναι υπεύθυνος για τον τρόπο με τον οποίο ο πάροχος εφαρμογών για κινητά χρησιμοποιεί ή προστατεύει τις πληροφορίες σας.

Για το σκοπό αυτό, είναι προς το συμφέρον σας να διαβάσετε οποιαδήποτε ιατρική εγγραφή ή έγγραφο πρόσληψης για να κατανοήσετε πλήρως τα δικαιώματα που παραχωρείτε και με ποιον μπορεί να κοινοποιούνται οι πληροφορίες σας.

Ποια αρχεία μπορούν να παρασχεθούν

Αν και έχετε το δικαίωμα στα περισσότερα ιατρικά σας αρχεία, υπάρχουν ορισμένα που οι πάροχοι υγειονομικής περίθαλψης μπορούν να παρακρατήσουν. Η ηλικία ενός συγκεκριμένου συνόλου αρχείων μπορεί επίσης να επηρεάσει την ικανότητα απόκτησής τους. Οι περισσότεροι πάροχοι, συμπεριλαμβανομένων γιατρών, νοσοκομείων και εργαστηρίων, απαιτείται να τηρούν ιατρικά αρχεία ενηλίκων για τουλάχιστον έξι χρόνια, αν και αυτό μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την πολιτεία.

Το χρονικό διάστημα που διατηρούνται τα αρχεία για τα παιδιά ρυθμίζεται επίσης. Ανάλογα με την κατάσταση, τα αρχεία ενός παιδιού πρέπει να φυλάσσονται για τρία έως 10 χρόνια μετά την ηλικία των 18 ή 21 ετών.

Μεταξύ των διαφόρων εγγραφών έχετε το δικαίωμα να αποκτήσετε:

• Τυχόν σημειώσεις ή εγγραφές που έχει δημιουργήσει ένας πάροχος
• Οποιαδήποτε διαγνωστικά αποτελέσματα για τα οποία ο πάροχος έχει αντίγραφα συμπεριλαμβανομένων εξετάσεων αίματος, ακτινογραφιών, μαστογραφιών, γενετικών εξετάσεων, βιοψιών κ.λπ.
• Οποιαδήποτε πληροφορία παρέχεται από άλλο γιατρό που χρησιμοποιήθηκε για τη διάγνωση ή / και την άμεση θεραπεία

Εάν αναζητάτε συγκεκριμένες εργαστηριακές εξετάσεις ή αρχεία εισδοχής στο νοσοκομείο, συχνά είναι καλύτερο να τα ζητήσετε από το εργαστήριο ή το νοσοκομείο παρά από τον γιατρό σας. Είναι πιθανό να είναι πιο πλήρεις και μπορεί ακόμη και να διατηρηθούν για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από μια ιδιωτική ιατρική πρακτική.

Καταγράφει τον πάροχο που μπορεί να αρνηθεί

Υπάρχουν αρχεία στα οποία ενδέχεται να μην επιτρέπεται η πρόσβαση. Αυτά περιλαμβάνουν κυρίως αρχεία ψυχικής υγείας για τα οποία οι σημειώσεις του παρόχου μπορεί να θεωρούνται "εντυπώσεις" αντί για διαγνώσεις. Έχει υποστηριχθεί ότι η αποκάλυψη αυτών των εγγραφών μπορεί να βλάψει τη σχέση γιατρού-ασθενούς ή να παρερμηνευθεί όταν ληφθεί εκτός πλαισίου.

Με αυτά τα λόγια, ένας πάροχος δεν μπορεί να απορρίψει το αίτημά σας, επειδή μπορεί να βλάψει τα συναισθήματά σας. Μπορεί να απορριφθεί μόνο εάν η κοινοποίηση των πληροφοριών μπορεί να σας αναγκάσει να βλάψετε τον εαυτό σας ή τους άλλους. Εάν αρνηθεί, η άρνηση πρέπει να σας δοθεί γραπτώς.

Σύμφωνα με το νόμο, υπάρχουν ορισμένες περιπτώσεις κατά τις οποίες ενδέχεται να παρακρατηθούν οι πληροφορίες για την υγεία σας, αν και αυτοί οι περιορισμοί υπόκεινται σε ευρεία ερμηνεία. Αυτά περιλαμβάνουν:

• Σημειώσεις ψυχοθεραπείας Αυτές είναι σημειώσεις που έχει λάβει ο γιατρός και ενδέχεται να μην περιλαμβάνονται στο ιατρικό σας αρχείο
• Πληροφορίες που έχουν συγκεντρωθεί για χρήση σε αγωγή

Εάν πιστεύετε ότι σας απαγορεύεται η πρόσβαση σε συγκεκριμένα ιατρικά αρχεία, μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στο Γραφείο Πολιτικών Δικαιωμάτων (OCR) στο Υπουργείο Υγείας και Ανθρωπίνων Υπηρεσιών. Μπορείτε να κάνετε το ίδιο εάν έχει παραβιαστεί το ιατρικό σας απόρρητο.

Εάν το OCR συμφωνήσει ότι το παράπονό σας είναι δικαιολογημένο, θα δώσει εντολή στον γιατρό ή την εγκατάσταση να λάβει διορθωτικά μέτρα ή να επιβάλει μια διευθέτηση εάν είχε προκληθεί πραγματική βλάβη. Η καταγγελία πρέπει να υποβληθεί εντός 180 ημερών από την παραβίαση.

Ο νόμος απαγορεύει επίσης αντίποινα εκ μέρους της καλυπτόμενης οντότητας σε περίπτωση καταγγελίας, όπως τερματισμό υπηρεσιών ή αύξηση του κόστους των υπηρεσιών.

Τι να κάνετε εάν δεν έχετε πρόσβαση σε ιατρικό αρχείο

Πώς να ζητήσετε τα ιατρικά σας αρχεία

Οι περισσότερες πρακτικές ή εγκαταστάσεις θα σας ζητήσουν να συμπληρώσετε μια φόρμα για να ζητήσετε τα ιατρικά σας αρχεία. Αυτό το έντυπο αίτησης μπορεί συνήθως να παραληφθεί στο γραφείο ή να παραδοθεί μέσω φαξ, ταχυδρομικής υπηρεσίας ή email.

Εάν το γραφείο δεν έχει φόρμα, μπορείτε να γράψετε μια επιστολή για να κάνετε το αίτημά σας. Φροντίστε να συμπεριλάβετε:

• Το όνομα σου
• Αριθμός κοινωνικής ασφάλισης
• Ημερομηνια γεννησης
• Διεύθυνση και αριθμός τηλεφώνου
• Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Ο κατάλογος των αρχείων που ζητούνται
• Οι ημερομηνίες υπηρεσίας
• Επιλογή παράδοσης (φαξ, ταχυδρομείο, email, αυτοπροσώπως)
• Υπογραφή

Μόλις υποβληθεί το αίτημα, ίσως χρειαστεί να περιμένετε λίγο πριν από την πραγματική λήψη των αρχείων. Οι κρατικοί νόμοι ποικίλλουν, αλλά συνήθως απαιτούν παράδοση εντός 30 έως 60 ημερών. Φροντίστε να διατηρήσετε ένα αντίγραφο του αρχικού αιτήματος και επικοινωνήστε με το Υπουργείο Υγείας της πολιτείας σας εάν δεν λάβετε τα έγγραφα μετά από επανειλημμένες προσπάθειες.

Κόστος υπηρεσίας

Λάβετε υπόψη ότι ίσως χρειαστεί να πληρώσετε για το κόστος των ιατρικών σας αρχείων, εάν θέλετε να παραδοθούν σε χαρτί, με φαξ ή μέσω ηλεκτρονικών μέσων. Ενώ η τιμή μπορεί να ποικίλει, πρέπει να είναι λογική.

Επιπλέον, δικαιούστε τα αρχεία, ακόμη και αν δεν έχετε πληρώσει το γιατρό ή την εγκατάσταση για τη σχετική διαδικασία. Δεν είναι δυνατή η απόκρυψη των αρχείων για μη πληρωμή και δεν μπορείτε να χρεωθείτε με υπερβολική χρέωση για την αντιστάθμιση της μη πληρωμής υπηρεσιών. Εάν απαιτούνται χρήματα, ο γιατρός ή το κέντρο μπορεί να αναζητήσει τρόπους είσπραξης, όπως νομική ενέργεια ή υπηρεσία είσπραξης χρεών.

Κόστος για αντίγραφα των ιατρικών σας αρχείων

Για έναν Γιατρό Όχι Πρακτικά στην Πρακτική

Εάν ο γιατρός σας συνταξιοδοτηθεί ή δεν είναι πλέον στην πράξη, όλα τα ιατρικά αρχεία πρέπει να τηρούνται σύμφωνα με το νόμο. Αυτό ισχύει ακόμη και αν ένας γιατρός πέθανε ή διαλύσει την πρακτική χωρίς πώληση.

Σύμφωνα με το νόμο, τα ιατρικά αρχεία πρέπει να μεταβιβαστούν σε άλλον πάροχο υγειονομικής περίθαλψης που συμφωνεί να αποδεχθεί την ευθύνη. Εάν δεν μπορεί να βρεθεί πάροχος, τα αρχεία μπορεί να αρχειοθετηθούν σε μια αξιόπιστη εμπορική εταιρεία αποθήκευσης.

Ομοίως, εάν ο γιατρός σας έχει αποχωρήσει από την πρακτική αλλά η πρακτική εξακολουθεί να λειτουργεί, τα αρχεία σας πρέπει να τηρούνται από τα υπόλοιπα μέλη. Εάν η πρακτική πωλήθηκε, η νέα πρακτική θα είναι υπεύθυνη για τη συντήρηση των αρχείων και θα είναι υπεύθυνη σε περίπτωση απώλειας ή κακής διαχείρισης των αρχείων.

Ο εντοπισμός των αρχείων σας μπορεί μερικές φορές να είναι μια πρόκληση, ειδικά εάν ένα γραφείο γιατρού έκλεισε χωρίς λεπτομέρειες προώθησης. Σε αυτήν την περίπτωση, υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε:

• Επικοινωνήστε με την πολιτεία σας ή την τοπική ιατρική κοινωνία. Πολλοί από αυτούς τους οργανισμούς απαιτούν ετήσια εγγραφή, κατά πάσα πιθανότητα θα έχουν τα τελευταία στοιχεία επικοινωνίας.
• Μιλήστε με την εταιρεία ασφάλισης υγείας σας. Εάν ο γιατρός εξακολουθεί να είναι εγκεκριμένος πάροχος, ο ασφαλιστής σας θα έχει τα στοιχεία επικοινωνίας.
• Επικοινωνήστε με οποιοδήποτε νοσοκομείο όπου ο γιατρός σας έκανε γύρους. Τα νοσοκομεία απαιτούν από τους γιατρούς να υποβληθούν σε επίσημη διαδικασία για να λάβουν προνόμια στο νοσοκομείο. Τα τμήματα ανθρώπινων πόρων θα έχουν συνήθως στοιχεία στο αρχείο.

Εάν όλα τα άλλα αποτύχουν, ίσως χρειαστεί να ανακατασκευάσετε το αρχείο σας επικοινωνώντας με τα διάφορα εργαστήρια, νοσοκομεία ή ειδικούς που χρησιμοποιήσατε. Οι ασφαλιστές σας, τόσο στο παρελθόν όσο και στο παρόν, μπορούν να σας παράσχουν τις λεπτομέρειες τυχόν αξιώσεων που έγιναν εκ μέρους σας.

Διόρθωση σφαλμάτων

Μόλις λάβετε ένα αντίγραφο των ιατρικών σας αρχείων, ελέγξτε τα προσεκτικά. Εάν εντοπίσετε σφάλματα ή παραλείψεις, θα θελήσετε να τα διορθώσετε αμέσως για να βεβαιωθείτε ότι δεν θέτουν σε κίνδυνο τη μελλοντική σας φροντίδα.

Οι περισσότεροι πάροχοι θα συμφωνήσουν να διορθώσουν τα πραγματικά περιστατικά ή να εντοπίσουν αναφορές που θα έπρεπε να είχαν διατηρηθεί στο αρχείο σας.

Ωστόσο, αυτό δεν αφορά διαφορές απόψεων για τις οποίες ο γιατρός σας έχει το δικαίωμα να εκφράσει ιατρική γνώμη. Αυτό περιλαμβάνει σημειώσεις σχετικά με παράγοντες που συμβάλλουν σε μια ασθένεια (όπως ο αλκοολισμός ή ο ιός HIV) που δεν θα προτιμούσατε να έχετε στα ιατρικά σας αρχεία. Η τροποποίηση ή η παράλειψη των αρχείων δεν θα ήταν μόνο ηθικά προβληματική, αλλά θα μπορούσε να παραπέμψει τον γιατρό σε νομική διαδικασία.

Ωστόσο, εάν πιστεύετε ότι η άρνηση μιας διόρθωσης είναι άδικη ή σας βλάπτει, υποβάλετε καταγγελία στο OCR αναφέροντας λεπτομερώς τη διαφορά. Μπορούν να επανεξετάσουν τα αποδεικτικά στοιχεία και να αποφασίσουν εάν απαιτείται η διόρθωση.

Πώς να διορθώσετε τα σφάλματα στα ιατρικά σας αρχεία

Μια λέξη από το Verywell

Η γνώση του περιεχομένου στα ιατρικά σας αρχεία μπορεί να είναι εξίσου σημαντική με το να βλέπεις πρώτα έναν γιατρό. Εάν έχετε πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ιατρικό σας αρχείο, φροντίστε να το ελέγξετε μετά από κάθε ραντεβού ή επίσκεψη καλής φροντίδας. Σας επιτρέπει να κάνετε διορθώσεις όταν χρειάζεται και να συμμετέχετε πιο ενεργά εάν και πότε απαιτείται ιατρική περίθαλψη.