Περιεχόμενο
Κατά τη διάρκεια πλημμυρών, πυρκαγιών, τυφώνων, σεισμών, ανθρωπογενών καταστάσεων έκτακτης ανάγκης, απειλών ή ακόμη και προγραμματισμένων γεγονότων, τα νοσοκομεία πρέπει να ανταποκρίνονται με τρόπο που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες των ασθενών, του προσωπικού και των επισκεπτών. Το Σύστημα Διοίκησης Περιστατικών του Νοσοκομείου (HICS) τους δίνει ένα πλαίσιο στο οποίο μπορούν να δημιουργήσουν μια απόκριση γρήγορα και να την κλιμακώσουν ώστε να ταιριάζει στο μέγεθος της κατάστασης. Είναι σημαντικό επειδή η διαχείριση ενός περιστατικού μεγάλης κλίμακας δεν είναι κάτι που κάνουν οι περισσότερες νοσοκόμες, γιατροί ή διαχειριστές σε καθημερινή βάση.Τι είναι το HICS;
Το HICS είναι απλώς μια τυποποιημένη προσέγγιση για τη διαχείριση σύνθετων συμβάντων. Κάθε νοσοκομείο που υιοθετεί αυτή τη διαδικασία συμφωνεί να ακολουθήσει κοινές αρχές και να χρησιμοποιεί τυποποιημένη ορολογία σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή συμβάν μεγάλης κλίμακας. Οι αρχές του HICS προέρχονται από το Σύστημα Διοίκησης Περιστατικών (ICS) που αναπτύχθηκε για τη διαχείριση πυρκαγιών άγριων εκτάσεων στην Καλιφόρνια τη δεκαετία του 1970. Οι πυρκαγιές Wildland χρησιμοποιούν πόρους από πολλούς διαφορετικούς οργανισμούς και αυτοί οι άνθρωποι δεν έκαναν όλα τα πράγματα με τον ίδιο τρόπο. Η ICS τυποποίησε την απόκριση στις πυρκαγιές, οι οποίες έκαναν όλους πιο αποτελεσματικούς και ασφαλείς.
Ακόμα και σε ένα νοσοκομείο, κάθε τμήμα μπορεί να κάνει τα πράγματα διαφορετικά. Ακριβώς όπως κατά τη διάρκεια μιας πυρκαγιάς, το HICS επιτρέπει στο νοσοκομείο να τυποποιήσει την προσέγγισή του σε ένα συμβάν σε παγκόσμιο επίπεδο, ακόμη και αν κάθε τμήμα κάνει τα πράγματα με τον δικό του τρόπο κατά τη διάρκεια των κανονικών λειτουργιών. Στην πυροσβεστική υπηρεσία, η υιοθέτηση του ICS οδήγησε σε πολλή τυποποίηση δομής διοίκησης σε μεμονωμένα πυροσβεστικά τμήματα, κάτι που επίσης αρχίζει να συμβαίνει στη βιομηχανία των νοσοκομείων. Αυτό είναι καλό; Οι άνθρωποι κατανοούν τις έννοιες του HICS καλύτερα εάν τις χρησιμοποιούν συνεχώς.
Το ICS υπάρχει από τη δεκαετία του 1970. Το HICS έγινε δημοφιλές περίπου 20 χρόνια αργότερα, ως επί το πλείστον σε περιοχές εξοικειωμένες με πυρκαγιές σε άγρια δάση και άνετα με τη χρήση ICS. Μετά τις επιθέσεις της 9/11, η ομοσπονδιακή κυβέρνηση εφάρμοσε το Εθνικό Σύστημα Διαχείρισης Συμβάντων (NIMS), το οποίο ενσωματώνει το ICS. Έκτοτε, το HICS έχει γίνει πολύ πιο κοινό σε ολόκληρο το έθνος και παγκοσμίως.
Τα οφέλη του HICS
Το HICS έχει πέντε βασικά στοιχεία που συνεργάζονται και επιτρέπει σε ένα νοσοκομείο να διαχειριστεί αποτελεσματικά ένα περιστατικό:
- Αναπτύξτε μια δομή εντολών που εξαλείφει την επικάλυψη, μπορεί να κλιμακωθεί για να ταιριάζει στις ανάγκες του συμβάντος και ακολουθεί ένα λογικό εύρος ελέγχου (μεγαλύτερα συμβάντα χρειάζονται περισσότερους ηγέτες)
- Ενσωματώστε άτομα από διαφορετικά μέρη του νοσοκομείου και από εξωτερικούς φορείς στη δομή διοίκησης
- Προσδιορίστε τις ανάγκες και καθορίστε στόχους για την επίλυση του συμβάντος
- Ανάπτυξη στρατηγικών για την επίτευξη των στόχων
- Παρέχετε υποστήριξη και καθοδήγηση σε εκείνους που είναι υπεύθυνοι για την επίτευξη των στόχων (η τακτική απόκριση)
Βέλτιστες πρακτικές για να ξεκινήσετε το HICS να λειτουργεί με τον προγραμματισμό. Κάποιος πρέπει να ονομαστεί ως Διαχειριστής Προγράμματος Έκτακτης Ανάγκης για να σχεδιάσει και να καθοδηγήσει το Σχέδιο Επιχειρήσεων Έκτακτης Ανάγκης (EOP). Θα πρέπει επίσης να υπάρχει χώρος στο νοσοκομείο αφιερωμένο για χρήση ως Κέντρο Διοίκησης Νοσοκομείου (HCC) σε περίπτωση συμβάντος που απαιτεί απόκριση HICS. Στην ιδανική περίπτωση, το HCC θα έχει πολλές, αποκλειστικές τηλεφωνικές γραμμές και σύνδεση στο Διαδίκτυο. Σε μια σύγχρονη εγκατάσταση, το HCC θα πρέπει να έχει απολύσεις για να διασφαλίσει ότι μπορεί να συνεχίσει να λειτουργεί ακόμη και αν η εγκατάσταση χάσει ισχύ.
Διαχειρίσιμο εύρος ελέγχου
Το HICS ενθαρρύνει τη χρήση ενός εύχρηστου εύρους ελέγχου, που σημαίνει ότι κανένα άτομο δεν πρέπει να έχει πάρα πολλές άμεσες αναφορές. Συνήθως, η σύσταση είναι να διατηρείτε ομάδες μεταξύ τριών έως επτά ατόμων. Με άλλα λόγια, εάν η εργασία μπορεί να γίνει με πέντε άτομα, ένας ηγέτης πρέπει να το κάνει. Εάν η εργασία διαρκεί 14 άτομα, θα πρέπει να υπάρχουν τουλάχιστον δύο ομάδες, η καθεμία με τον ηγέτη της να διευθύνει το έργο.
Αυτή είναι μια από τις πιο σημαντικές αρχές των ICS και HICS. Κατά τη διάρκεια καθημερινών δραστηριοτήτων σε σχεδόν οποιαδήποτε επιχείρηση, οι ηγέτες συχνά επιβλέπουν ομάδες πολύ μεγαλύτερες από επτά άτομα. Αυτό λειτουργεί επειδή οι εργαζόμενοι και τα μέλη της ομάδας είναι συνήθως ειδικοί στα καθήκοντα που εκτελούν σε τακτική βάση. Η επίβλεψη σε αυτήν την κατάσταση περιορίζεται σε εξαιρετικές περιστάσεις και οι περισσότεροι εργαζόμενοι είναι σε θέση να ολοκληρώσουν εργασίες χωρίς παρέμβαση από έναν αρχηγό της ομάδας.
Ένα επείγον περιστατικό ή ένα ειδικό συμβάν είναι διαφορετικό. Αυτή είναι μια μοναδική κατάσταση στην οποία οι άνθρωποι θα κληθούν να εκτελέσουν εργασίες που συνήθως δεν κάνουν. Ορισμένες εργασίες θα μπορούσαν να είναι παρόμοιες με αυτές που κάνουν κάθε μέρα, αλλά συχνά αυτές έρχονται με πολλές ερωτήσεις που πρέπει να απαντηθούν καθώς προχωρά ένα περιστατικό. Είναι σημαντικό να μην επιβαρύνετε τους ηγέτες με μεγάλες ομάδες.
Το HICS αντιμετωπίζει τη διάρκεια του ελέγχου μέσω μιας ευέλικτης οργανωτικής δομής εντολών. Για παράδειγμα, εάν μια διαρροή ιατρικού αερίου σε ένα μόνο τμήμα του νοσοκομείου απαιτούσε από ένα τμήμα να εκκενωθεί έως ότου η συντήρηση μπορούσε να την απενεργοποιήσει, το νοσοκομείο μπορεί να ενεργοποιήσει το HICS με έναν διοικητή συμβάντων (βλ. Παρακάτω) και μερικά μέλη του προσωπικού διοίκησης για να κατευθύνουν το τμήμα σχετικά με τον τρόπο απάντησης. Εάν η διαρροή φτάσει στο σημείο όπου εκκενώνονται πολλά τμήματα, τώρα ο αριθμός των ηγετών αυξάνεται σε σημείο που ένας διοικητής περιστατικών δεν μπορεί να παρακολουθεί αποτελεσματικά όλα όσα συμβαίνουν. Έτσι, ο Διοικητής συμβάντων μπορεί να διορίσει κάποιον ως Αρχηγό Επιχειρήσεων και κάποιον άλλο ως Αρχηγό Logistics. Αυτά τα δύο άτομα μπορούν στη συνέχεια να κατευθύνουν τις δικές τους ομάδες και να ανταποκριθούν στο περιστατικό, απελευθερώνοντας τον Διοικητή Συμβάντων για να αντιμετωπίσει άλλα πράγματα, όπως μηνύματα δημόσιας ενημέρωσης και ειδοποίηση για πρόσθετη ηγεσία στο νοσοκομείο.
Δομή εντολών HICS
Ένα βασικό δόγμα της ICS είναι η σαφής αλυσίδα διοίκησης, που αποτελείται από τον Διοικητή περιστατικών και τέσσερις ενότητες: Λειτουργίες, Σχεδιασμός, Logistics και Οικονομικά / Διοίκηση. Ανάλογα με το πόσο περίπλοκο είναι το περιστατικό, κάθε ενότητα HICS μπορεί να χωριστεί περαιτέρω σε υποκαταστήματα, μονάδες και ομάδες, με επικεφαλής διευθυντές υποκαταστημάτων, μονάδες ή αρχηγούς ομάδων. Ο τίτλος του "διαχειριστή" προορίζεται για εργασίες που ενδέχεται να διασχίζουν πολλά άλλα τμήματα, όπως ένας διευθυντής στάσης ή ένας διαχειριστής παρακολούθησης ασθενούς. Στα παραδοσιακά ICS, υπάρχουν πρόσθετες υποδιαιρέσεις που δεν χρησιμοποιούνται συνήθως στο HICS.
Ένας από τους τρόπους με τους οποίους αναγνωρίζονται οι ηγέτες στο HICS είναι να φορούν γιλέκα με χρωματική κωδικοποίηση με ευδιάκριτους τίτλους. Τα χρώματα που σχετίζονται με κάθε ενότητα περιλαμβάνονται παρακάτω.
Προσωπικό Διοίκησης Περιστατικών (Λευκά γιλέκα)
Ο Διοικητής συμβάντων (IC) είναι υπεύθυνος για όλα όσα συμβαίνουν όταν είναι υπεύθυνος για το συμβάν. Το IC θα καθοδηγήσει και θα υποστηρίξει τους τέσσερις αρχηγούς τμημάτων για να θέσει στόχους και να τους επιτύχει. Σε περίπτωση σύγχυσης ή διαφωνίας, ο Διοικητής Συμβάντων λαμβάνει την τελική απόφαση. Το IC μπορεί να έχει επιπλέον προσωπικό εάν είναι απαραίτητο, όπως έναν Υπεύθυνο Δημόσιας Πληροφορίας ή έναν Υπεύθυνο Ασφάλειας. Το μέγεθος του προσωπικού του Διοικητή Συμβάντων εξαρτάται από το μέγεθος και την πολυπλοκότητα του συμβάντος.
Ο Διοικητής συμβάντων είναι πιθανό να είναι ένας υψηλόβαθμος διαχειριστής νοσοκομείου, όπως ο Διευθύνων Σύμβουλος, ο COO, ο Διευθυντής Ιατρικών Υπηρεσιών (CMO) ή ο Διευθυντής Νοσηλευτικής (CNO). Ορισμένα νοσοκομεία θα χρησιμοποιούν τον Πρόγραμμα έκτακτης ανάγκης, ο οποίος πιθανότατα θα είναι το άτομο με τις καλύτερες γνώσεις εργασίας για το HICS. Δεδομένου ότι τα περιστατικά συμβαίνουν όλες τις ώρες, μέρα ή νύχτα, είναι επίσης πολύ λογικό να υποθέσουμε ότι ένας επόπτης νοσηλευτικής ή ένας διαχειριστής κατ 'οίκον μπορεί να χρειαστεί να συμπληρώσει το ρόλο έως ότου ένας ανώτερος διοικητής μπορεί να φτάσει εκεί.
Σε πολλές περιπτώσεις, θα υπάρχουν πολλά άτομα με ευθύνη για τη συνολική αντίδραση σε ένα περιστατικό (πυρκαγιές, βία ή φυσικές καταστροφές, για παράδειγμα). Σε αυτές τις περιπτώσεις, εκπρόσωποι από κάθε γραφείο που είναι υπεύθυνος για το συμβάν θα συνεργαστούν σε αυτό που είναι γνωστό ως Ενοποιημένη Διοίκηση. Από αυτήν την ομάδα Ενοποιημένης Διοίκησης, κάποιος θα οριστεί να ενεργεί ως Διοικητής Συμβάντων.
Προσωπικό Τμήματος Επιχειρήσεων (Κόκκινα γιλέκα)
Το Τμήμα Επιχειρήσεων είναι εκεί όπου γίνεται το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας. Όλες οι τακτικές αποφάσεις για την επίτευξη των στόχων του συμβάντος λαμβάνονται από τον Αρχηγό του Τμήματος Επιχειρήσεων (Αρχηγός Ops) ο οποίος υποβάλλει αναφορά στον Διοικητή Περιστατικών. Αυτή η θέση απαιτεί υψηλό βαθμό τεχνικής γνώσης σχετικά με τις νοσοκομειακές επεμβάσεις και ως εκ τούτου θα αντλήσει από την ίδια ομάδα υποψηφίων με τον Διοικητή περιστατικών. Θυμάστε ότι ο επόπτης νοσηλευτικής που έπρεπε να είναι διοικητής συμβάντων όταν το περιστατικό ξεκίνησε στις 3:00 το πρωί; Είναι το καλύτερο άτομο για τη δουλειά του Ops Chief μόλις εμφανιστεί ο Διευθύνων Σύμβουλος για να αναλάβει την IC.
Οι περισσότεροι από τους επιπρόσθετους κλάδους και μονάδες θα εμφανίζονται στην ενότητα Λειτουργίες καθώς ένα περιστατικό μεγαλώνει και γίνεται πιο περίπλοκο. Είναι πραγματικά σημαντικό για τον αρχηγό των επιχειρήσεων να χρησιμοποιεί υποκαταστήματα για να διατηρεί μια εύχρηστη διάρκεια ελέγχου.
- Ο Διευθυντής Ιατρικού Υποκαταστήματος θα υποβάλει έκθεση στον Αρχηγό Επιχείρησης και θα επιβλέπει όλες τις πτυχές της φροντίδας των ασθενών. Κάτω από τον Διευθυντή του Κλάδου Ιατρικής Φροντίδας, θα μπορούσαν να υπήρχαν Επικεφαλής Μονάδας Νοσηλείας, Υπεύθυνος Μονάδας Εξωτερικών Ασθενών, Επικεφαλής Μονάδας Φροντίδας Ατυχημάτων, Υπεύθυνος Μονάδας Υγείας Συμπεριφοράς, Υπεύθυνος Μονάδας Κλινικής Υποστήριξης και Υπεύθυνος Μονάδας Εγγραφής Ασθενών.
- Ο διευθυντής υποκαταστήματος υποδομής είναι υπεύθυνος για την εγκατάσταση. Στα περισσότερα νοσοκομεία, αυτό θα ήταν το προσωπικό συντήρησης. Κάτω από τον Διευθυντή Υποκαταστήματος Υποδομής, θα μπορούσε να υπάρχει ηγέτης μονάδας ισχύος / φωτισμού, ηγέτης μονάδας νερού / αποχέτευσης, επικεφαλής μονάδας HVAC, επικεφαλής μονάδας κτιρίου / εδάφους ή αρχηγός μονάδας ιατρικών αερίων.
- Ο διευθυντής του τμήματος ασφαλείας είναι αρκετά αυτονόητος και θα μπορούσε να επιβλέπει έναν επικεφαλής μονάδας ελέγχου πρόσβασης, έναν αρχηγό μονάδας ελέγχου πλήθους, έναν αρχηγό μονάδας ελέγχου κυκλοφορίας, έναν αρχηγό μονάδας αναζήτησης και έναν αρχηγό μονάδας διεπαφής επιβολής νόμου.
- Ο Διευθυντής Υποκαταστήματος HazMat είναι υπεύθυνος για οποιαδήποτε απολύμανση ασθενών ή εγκαταστάσεων και για την αντιμετώπιση τυχόν διαρροών. Οι μονάδες στο υποκατάστημα HazMat περιλαμβάνουν ανίχνευση και παρακολούθηση, απόκριση διαρροών, απολύμανση θυμάτων και απολύμανση εγκαταστάσεων / εξοπλισμού.
- Ο Διευθυντής του Business Continuity Branch είναι αυτός που κρατά τους υπολογιστές σε λειτουργία. Αυτή είναι συνήθως μια ηγετική θέση IT. Κάτω από τον κλάδο Business Continuity θα ήταν η Μονάδα Πληροφοριακών Συστημάτων και Εφαρμογών, η Μονάδα Συνέχειας Υπηρεσιών και η Μονάδα Διαχείρισης Αρχείων.
- Ο Διευθυντής Υποκαταστήματος Οικογενειακής Βοήθειας Ασθενών επιβλέπει δύο ζωτικούς ρόλους: τη Μονάδα Κοινωνικών Υπηρεσιών και τη Μονάδα Οικογενειακής Επανένωσης. Ανάλογα με τον τύπο του συμβάντος, αυτές οι μονάδες θα είναι δύο από τις πιο πολυσύχναστες. Ενώ φαίνεται σαν ένα μικρό υποκατάστημα, θα μπορούσε να έχει τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στην αντίληψη του κοινού για το πόσο καλά αντιμετωπίστηκε ένα περιστατικό.
Τμήμα Προγραμματισμού (Μπλε γιλέκα)
Ο Αρχηγός Τμήματος Σχεδιασμού αναφέρεται στον Διοικητή Περιστατικών και είναι υπεύθυνος για την παρακολούθηση του συμβάντος και των πόρων. Ο Αρχηγός Τμήματος Σχεδιασμού δεν σχεδιάζει πραγματικά, αλλά είναι υπεύθυνος για τη σύνταξη του σχεδίου και τη συλλογή και διάδοση πληροφοριών. Στα άτομα που είναι ικανά να γίνουν επικεφαλής του τμήματος σχεδιασμού περιλαμβάνονται όλοι από ψηλά, καθώς και διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού, επόπτης νοσηλευτικής ή διευθυντής εγκαταστάσεων.
Το Τμήμα Σχεδιασμού είναι πολύ μικρότερο από το Τμήμα Επιχειρήσεων με τέσσερις μονάδες: Πόροι, Κατάσταση, Τεκμηρίωση και Αποστράτευση. Σε μικρά περιστατικά, ο Αρχηγός Τμήματος Σχεδιασμού μπορεί να χειριστεί όλες τις ευθύνες αυτής της ενότητας μόνο.
Τμήμα Logistics (Κίτρινα γιλέκα)
Ο Αρχηγός του τμήματος Logistics αναφέρει στον Διοικητή Συμβάντων και είναι υπεύθυνος για τη λήψη όλων των προμηθειών, του προσωπικού, του εξοπλισμού και άλλων πόρων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας. Ο Διευθυντής Logistics θα μπορούσε να είναι ο Διευθυντής Προμηθειών του νοσοκομείου, διευθυντής υπηρεσιών υποστήριξης, COO, διευθυντής εγκαταστάσεων ή διευθυντής αποθήκης. Το τμήμα Logistics είναι δεύτερο σε μέγεθος μόνο από το τμήμα Operations. Υπάρχουν δύο κλάδοι:
- Το Τμήμα Εξυπηρέτησης φροντίζει να κρατά τους πάντες που μιλούν και να τρέφονται. Ο διευθυντής του τμήματος εξυπηρέτησης επιβλέπει τον επικεφαλής μονάδας επικοινωνιών, τον επικεφαλής μονάδας υπηρεσιών τροφίμων και τον επικεφαλής μονάδας εξοπλισμού πληροφορικής / IS.
- Ο Διευθυντής Υποκαταστήματος Υποστήριξης διασφαλίζει ότι ο Αρχηγός Τμήματος Επιχειρήσεων έχει όλα όσα χρειάζεται. Το Υποστηρικτικό Υποκατάστημα διαθέτει έως και πέντε μονάδες: Προμήθεια, Εργατική Πιστοποίηση και Πιστοποίηση, Υγεία και Ευεξία Εργαζομένων, Μεταφορές και Οικογενειακή Φροντίδα Εργαζομένων.
Τμήμα Οικονομικών / Διοίκησης (Πράσινα γιλέκα)
Πιθανώς δεν είναι τυχαίο ότι το προσωπικό του Οικονομικού Τμήματος φοράει πράσινα γιλέκα. Ο Αρχηγός Οικονομικών Τμημάτων (μπορεί επίσης να ονομαστεί Αρχηγός Τμήματος Διαχειριστή) παρακολουθεί το κόστος και διεκπεραιώνει τις πληρωμές. Εάν το τμήμα Logistics ζητήσει κάτι, το τμήμα χρηματοδότησης το προμηθεύεται (αγοράζει). Το τμήμα οικονομικών έχει περίπου το ίδιο μέγεθος με το τμήμα προγραμματισμού και όπως το αδελφό του οργανισμού, ο επικεφαλής του τμήματος οικονομικών μπορεί να ενεργήσει σόλο στην περίπτωση μικρότερων συμβάντων. Οι καλοί υποψήφιοι για τον Οικονομικό Διευθυντή είναι ο Διευθυντής Οικονομικών (CFO) του νοσοκομείου ή άλλο στέλεχος οικονομικών, διευθυντής επιχειρηματικών υπηρεσιών, Διευθυντής Πληροφοριών (CIO), ελεγκτής / ελεγκτής ή διοικητικός αντιπρόσωπος.